Приветственное письмо коллегам
Если хотите, чтобы новичка встретила вся команда: одна ссылка, каждый пишет своё, человек открывает всё в первый рабочий день.
Собрать приветствиеПриветственное письмо пишут в момент, когда отношений ещё нет: люди друг друга не знают и осторожничают. Отсюда главная беда жанра - письма получаются одинаковыми и безличными, потому что безличное безопаснее.
Ниже разобраны три ситуации, которые чаще всего и называют этим словом, и то, что отличает живое письмо от формального в каждой.
Письмо новому коллеге от команды
Самый частый случай и самый недооценённый. В первый день человек получает доступы, ноутбук и календарь встреч - и ни одного слова, обращённого лично к нему.
Что стоит написать: кто вы и чем занимаетесь в двух словах, к кому по каким вопросам идти, и одну человеческую деталь - где обедаете, что происходит по пятницам, кто разбирается в кофемашине. Последнее важнее, чем кажется: именно бытовые вещи новичок стесняется спрашивать неделями.
Чего не надо: перечислять ценности компании и желать успехов в достижении целей. Это читается как рассылка, а рассылку человек уже получил от HR.
Письмо команде от нового руководителя
Здесь задача обратная: не встретить, а представиться, и при этом не пообещать лишнего.
Работает короткое и конкретное: откуда вы, что собираетесь делать в первый месяц (обычно - слушать), и как с вами связаться. Команда в этот момент ждёт одного ответа - «что теперь изменится», и честное «пока ничего, сначала разберусь» снимает больше тревоги, чем любое воодушевление.
Не работает: обещание перемен до того, как вы поняли, что здесь устроено; и длинный рассказ о прошлых достижениях. Первое пугает, второе никому не интересно в первый день.
Письмо о себе, когда новичок - вы
Самое неловкое из трёх. Тон задаёт длина: два абзаца читают, пять - пролистывают.
Достаточно трёх вещей: чем вы будете заниматься, что делали раньше в одном предложении, и одна необязательная деталь о себе - хобби, город, что угодно, за что можно зацепиться в разговоре у кофемашины. Именно эта третья строчка потом даёт людям повод заговорить с вами первыми.
Почему на письмо обычно не отвечают
Механика та же, что и с поздравлениями в чате. Первый отвечает развёрнуто, второй короче, чтобы не повторяться, дальше идут эмодзи, и через час тред закрыт двумя реакциями.
Дело не в равнодушии: в общем чате отвечать публично неловко, а написать то же самое, что уже написали выше, кажется глупым. Поэтому «добро пожаловать!» от двадцати человек не бывает - бывает от двух.
Обойти это можно ровно одним способом: сделать так, чтобы участники не видели ответов друг друга. Тогда каждый пишет из своей головы, и новичок в первый день получает двадцать разных приветствий вместо ленты из трёх.
Когда отправлять
Письмо новичку лучше собирать заранее и открывать в первый рабочий день - не в предыдущую пятницу, когда человек ещё не в контексте, и не через неделю, когда момент прошёл.
Письмо от руководителя - в первый день в должности, до первых встреч. Письмо о себе - в первые два-три дня, когда уже понятно, кому оно адресовано, но вы ещё новичок и это уместно.
Что здесь делает сервис
Собирает приветствия так, чтобы они не превратились в тред из двух ответов: одна ссылка уходит команде, каждый пишет своё, не видя чужого, а новичок открывает всё сразу в назначенный день. Напоминание тем, кто открыл и не написал, уходит само - без «ну ты написал?» в общем чате от того, кто это затеял.
Частые вопросы
Насколько длинным должно быть приветственное письмо?
Короче, чем хочется. Два абзаца читают целиком, пять пролистывают. Если это письмо о себе, три предложения - нормальный объём: роль, прошлое одной строкой и одна человеческая деталь.
Что писать новичку, если вы с ним не пересекаетесь по работе?
Честную короткую строку и одну полезную вещь: чем вы занимаетесь и по какому вопросу к вам можно прийти. Это ценнее, чем тёплое, но пустое «добро пожаловать в нашу дружную команду».
Новый руководитель должен обещать изменения?
Обычно нет. Команда ждёт ответа на вопрос «что теперь будет», и честное «пока ничего, сначала разберусь» снимает больше тревоги, чем воодушевляющие планы, составленные до знакомства с людьми.
Почему на приветствие в чате почти никто не отвечает?
Потому что все видят предыдущих. Первый пишет развёрнуто, второй короче, чтобы не повторяться, остальные ставят реакции. Это вежливость, а не безразличие, и обходится она только тем, что участники не видят ответов друг друга.
Когда лучше отправить письмо новичку?
В первый рабочий день. Не в пятницу до выхода, когда человек ещё вне контекста, и не через неделю, когда момент уже прошёл.
Нужно ли участникам регистрироваться, чтобы написать?
Нет. Человек переходит по ссылке и пишет. Учётная запись нужна только тому, кто собирает приветствие.
Хотите, чтобы новичка встретила вся команда, а не два человека из чата? В «Дарим» вы рассылаете одну ссылку, каждый пишет своё, не видя чужого, а человек открывает всё в первый рабочий день. Бесплатно, участникам без регистрации. Рядом по теме: «Поздравление новому сотруднику» и «Собрать поздравления онлайн».
Собрать приветствие