ГАЙДЫ

Как представить нового сотрудника в чате

Команда Дарим Опубликовано Обновлено

Хотите, чтобы человека встретила не одна строка от руководителя, а вся команда? По одной ссылке каждый добавит своё, и новичок откроет всё в первый же день.

Создать открытку

Объявление о новом человеке пишет обычно руководитель или HR, и пишется оно за минуту - поэтому чаще всего выглядит одинаково: «Коллеги, к нам присоединяется Иван, добро пожаловать». Команда ставит эмодзи, и на этом знакомство заканчивается до первой общей задачи.

Проблема не в краткости. Проблема в том, что такое сообщение не содержит ничего, что касалось бы читающих: они не узнают, что изменится в их работе и в какой момент к этому человеку нужно будет обратиться. Ниже - структура, которая это чинит, и 22 примера под разные ситуации: специалист, руководитель, замена ушедшему, удалённая команда, большая компания.

Из чего состоит рабочее представление

  1. Имя и роль. Без перечисления прошлых мест работы: это ставит человека в положение, когда он должен соответствовать описанию, ещё ничего не сделав.
  2. Что он берёт на себя. Самая важная строка и самая часто пропускаемая. Не должность, а зона: «отчётность по рознице», «всё, что касается оплат», «мобильное приложение».
  3. С какого дня и в каком режиме. Выходит сегодня или через неделю, в офисе или удалённо, в каком часовом поясе.
  4. К кому идти в первую неделю. Конкретное имя. «Обращайтесь к любому» на практике означает «не обращайтесь ни к кому».

Четырёх строк достаточно. Всё остальное - регламенты, доступы, двадцать имён - в первый день не запоминается и только размывает то, ради чего сообщение написано.

Специалист выходит в команду

  • «Коллеги, с понедельника с нами Анна - берёт на себя отчётность по рознице. Всё, что раньше шло ко мне про цифры по магазинам, теперь к ней. Первую неделю по доступам - ко мне, по задачам - к Диме.»

  • «Знакомьтесь: Сергей, разработчик. Он закроет то, что мы откладывали полгода - очередь на интеграции. Выходит сегодня, работает из Казани, +1 час к нам.»

  • «С сегодняшнего дня в команде Марина, маркетолог. На ней рассылки и всё, что связано с текстами на сайте. Если у вас был вопрос «а кто это напишет» - теперь есть ответ.»

  • «Коллеги, к нам вышел Денис - аналитика по продукту. Первые две недели он разбирается в данных, с третьей к нему можно идти с вопросами «почему так». Наставник - Катя.»

  • «С нами Артём, он займётся закупками. Всё, что мы последний год решали в режиме «кто первый дозвонится», теперь идёт через него - и это хорошая новость в первую очередь для склада.»

  • «Представляю Ольгу: дизайн интерфейсов. Начинает с мобильного приложения. Пока не трогает веб - это по-прежнему к Паше.»

Выходит руководитель

Здесь у команды есть вопрос, которого не бывает со специалистом: что изменится лично у меня. Если на него не ответить в первом же сообщении, его будут обсуждать в личных переписках, и ответ там будет хуже вашего.

  • «Коллеги, с понедельника отдел возглавляет Игорь. Структура не меняется, задачи и приоритеты на этот квартал тоже. Еженедельные встречи остаются в том же формате, вести их будет он.»

  • «В команде новый руководитель разработки - Алексей. Ближайший месяц он смотрит и слушает, решений по процессам не будет. Если у вас накопилось, что давно пора поменять, - это тот самый момент сказать.»

  • «Представляю Наталью, она будет руководить поддержкой. Я остаюсь на связи по текущим вопросам до конца месяца, дальше всё к ней.»

  • «С сегодняшнего дня направлением занимается Виктор. Он пришёл не «наводить порядок» - такой задачи нет. Задача - закрыть три вещи, которые мы сами называли проблемными последний год.»

Человек приходит на место ушедшего

Самая деликатная ситуация: половина чата думает про предшественника, а не про новичка. Называть его «заменой» нельзя - это одновременно обижает ушедшего и ставит пришедшего в чужую тень.

  • «Коллеги, с сегодняшнего дня аналитикой занимается Пётр. Задачи те же, подход будет свой - дайте ему пару недель на то, чтобы он их пересобрал под себя.»

  • «К нам вышла Ирина, она берёт на себя клиентскую поддержку. Отдельное спасибо Лене, которая держала это направление два года, - Ирина начинает не с нуля благодаря ей.»

  • «Представляю Андрея: закупки. Процессы пока оставляем как есть, разбираться в них он будет по ходу - если увидите, что что-то делается «потому что так сложилось», скажите ему, это сейчас полезнее всего.»

  • «Коллеги, направление обучения теперь ведёт Полина. Программу на этот год мы с ней уже посмотрели - менять её посреди потока она не будет, изменения начнутся с января.»

Удалённая и распределённая команда

В офисе знакомство происходит само: человека видно у кофемашины. В распределённой команде этого не случится, и сообщение в чате - единственное, что у новичка есть. Поэтому в нём должно быть то, чего не нужно в офисе: часовой пояс, способ связи и повод написать.

  • «Коллеги, к нам присоединился Максим - бэкенд. Он из Тбилиси, это +1 час к Москве, пишет в основном в чате, созвоны после 11. Если вы работаете с платежами, вам к нему уже на этой неделе.»

  • «С нами Юля, продуктовый дизайнер, Калининград, -1 час. Она не будет знать половины наших сокращений - расшифровывайте, пожалуйста, хотя бы первое время.»

  • «Знакомьтесь: Тимур, тестирование. Работает удалённо, созвон-знакомство в четверг в 12, ссылка в календаре. Кто хочет - приходите, это не обязательная встреча.»

  • «К нам вышла Света - техписатель. Она сейчас читает всё подряд и будет задавать вопросы, которые кажутся очевидными. Это её работа: если на вопрос трудно ответить, значит в документации дыра.»

Большая компания: человека не знает никто

В чате на двести человек представление читают по диагонали, и из него нужно вынести ровно одно: касается это меня или нет. Поэтому первая строка должна называть не человека, а зону - человека можно назвать второй.

  • «По документообороту теперь есть отдельный человек - Елена. Всё, что раньше уходило в общий чат бухгалтерии и там терялось, теперь к ней напрямую.»

  • «У нас появился внутренний юрист. Это Дмитрий, он на четвёртом этаже и в чате #legal. Договоры - к нему, не в бухгалтерию.»

  • «В отделе кадров новый человек: Алина, вопросы по отпускам и справкам. Писать можно сразу ей, через руководителя не нужно.»

  • «По закупкам канцелярии и техники теперь отдельный человек - Роман. Заявки в чате #snab, не в личку администраторам: там они терялись.»

Чего не стоит писать

«Добро пожаловать в команду!» без второй строки - самая частая ошибка и самая безобидная на вид. Фраза не сообщает ничего, ответить на неё нечем, и ветка умирает на первом сообщении.

Резюме вслух. «Десять лет опыта, работал в трёх крупных компаниях» звучит как обещание, которое человек теперь обязан отрабатывать, причём перед людьми, которые его ещё не видели в деле.

Шутки про испытательный срок. «Посмотрим, выживет ли» в первый день звучит ровно так, как звучит, и запоминается лучше всего остального в сообщении.

Сравнение с предшественником в любую сторону. «Наконец-то у нас будет нормальный аналитик» - это не комплимент новому, это публичная оценка ушедшего, и читается она именно так.

Просьба «всем помочь новичку». Она адресована всем и поэтому никому. Назовите одного человека, который действительно согласился.

Как сделать, чтобы на сообщение ответили

Договоритесь заранее с двумя коллегами, что они напишут в ветке. Одно сообщение в тишине выглядит как формальность, три подряд - как приём.

Дайте повод написать, а не поздравить. «Если вы работаете с оплатами - вам к нему уже на этой неделе» порождает ответы; «добро пожаловать» порождает эмодзи.

Не пишите в пятницу вечером и не пишите за неделю до выхода. Лучшее время - утро первого дня или вечер накануне: тогда ответы придут, пока человек их видит.

Если команда больше десяти человек, соберите слова заранее, по фразе от каждого. Открыть в первый день десять личных строк вместо одного общего объявления - совсем другое начало, и это единственный способ, при котором отвечают все, а не двое самых активных.

Открытка новому сотруднику от всей команды

В «Дарим» вы создаёте одну открытку до выхода человека и отправляете ссылку в рабочий чат. Каждый добавляет своё - текст, фото или голосовое, не видя чужих, - а новичок открывает всё разом в первый рабочий день. Бесплатно, участникам без регистрации.

Частые вопросы

Кто должен представлять нового сотрудника в чате?

Тот, кому команда подчиняется по этой зоне: непосредственный руководитель, а в маленькой компании - основатель. HR может написать объявление, но тогда в нём обязательно должно быть имя руководителя, к которому идти с вопросами, иначе сообщение остаётся формальным и ответов не собирает.

Когда писать - до выхода или в первый день?

Утром первого дня или вечером накануне. За неделю до выхода сообщение прочитают и забудут, а человек выйдет в тишину. В пятницу вечером его не прочитает никто.

Что писать, если человек приходит на место ушедшего?

Назовите зону и имя, но не слово «замена». Ушедшего стоит поблагодарить отдельной строкой, а новому дать пару недель на то, чтобы он пересобрал задачи под себя. Сравнение в любую сторону читается как публичная оценка предшественника.

Нужно ли перечислять прошлый опыт нового сотрудника?

Нет. Перечень мест работы ставит человека в положение, когда он должен соответствовать описанию, ещё ничего не сделав, и ничего не говорит команде о том, что изменится в её работе. Полезнее одна строка о том, что он берёт на себя.

Почему на приветствие в чате никто не отвечает?

Потому что отвечать нечем: «добро пожаловать в команду» не содержит ничего, что касалось бы читающих. Ответы появляются, когда в сообщении есть повод написать - названная зона, конкретный человек для вопросов или прямое указание, кого это касается уже на этой неделе.

Как познакомить с новичком распределённую команду?

В сообщение добавляется то, чего не нужно в офисе: город и часовой пояс, предпочтительный способ связи и повод написать. Знакомство у кофемашины в распределённой команде не произойдёт, поэтому сообщение в чате - единственное, что у новичка есть.

Встречаете нового человека всей командой? В «Дарим» каждый пишет своё по ссылке заранее, а в первый рабочий день новичок открывает одну открытку со словами от всех сразу. Бесплатно, участникам без регистрации. Рядом: «Первый рабочий день» и «Приветствие новому сотруднику».

Создать открытку